Para muitas organizações, o uso generalizado de ferramentas, aplicativos e plataformas de provedores de nuvem descentralizados por equipes individuais é ao mesmo tempo uma bênção e uma maldição.
Por um lado, proporciona aos funcionários a máxima flexibilidade e controlo sobre as tecnologias relacionadas com o trabalho que utilizam.
Vice-presidente de marketing de produto da Datadobi.
Por outro lado, a proliferação de ferramentas e plataformas departamentais apresenta um grande desafio de gestão e visibilidade para a gestão de TI responsável pela supervisão de dados, armazenamento e conformidade.
Na pior das hipóteses, os dados gerados por estas ferramentas podem crescer rapidamente para fora dos quadros de governação existentes, introduzindo ineficiências e riscos de conformidade.
Somando-se ao desafio está a proliferação de SaaS e serviços em nuvem que prometem velocidade, flexibilidade e facilidade de uso. Como resultado, as unidades de negócios, as equipes e os funcionários individuais estão cada vez mais ignorando os ciclos estabelecidos de aquisição de TI para obter o que precisam, quando precisam.
O amplo cenário de dados
À medida que as organizações adotaram mais soluções de nuvem e SaaS em todos os departamentos, a descentralização resultante criou o que muitos chamam agora de “expansão de dados”. Shadow IT também é muito comum.
De acordo com um estudo do Gartner, até 2027, “75% da força de trabalho irá adquirir, alterar ou criar tecnologia fora da visibilidade da TI, contra 41% em 2022”.
O efeito cumulativo desta adoção de tecnologia sem fronteiras é um cenário de dados fragmentado e extenso, muitos dos quais também existem fora do controle das organizações.
As informações relacionadas aos negócios (das comuns às confidenciais) estão espalhadas por várias plataformas SaaS, dispositivos pessoais e armazenamento em nuvem não gerenciado.
Acrescente a isso a enorme popularidade dos aplicativos de IA de terceiros, e as equipes de TI terão a difícil tarefa de manter o controle em suas mãos.
Grande parte desse material assume a forma de dados não estruturados, como documentos, imagens, e-mails e outros arquivos, que resistem à fácil organização, dificultando ainda mais a fiscalização.
Embora as práticas de FinOps, estruturas para governar e otimizar os gastos departamentais na nuvem, tenham ajudado as organizações a reduzir os gastos com ferramentas de nuvem, elas pouco fizeram para resolver o problema crescente de visibilidade dos dados gerados por essas ferramentas.
Este nível de descentralização torna difícil saber onde estão os dados críticos, quem os possui e com que segurança são geridos. O resultado é uma situação em que os dados crescem mais rapidamente do que a governação consegue acompanhar: gerando ineficiências, desperdiçando recursos de armazenamento e dificultando a conformidade.
Para as organizações que não têm uma visão unificada da sua oferta de dados (que é a maioria), os decisores correm o risco de perder o controlo de um dos seus activos empresariais mais valiosos.
O poder da visibilidade
Então, qual é a resposta? Como as organizações podem obter controle significativo sobre os dados difundidos gerados pelas escolhas tecnológicas departamentais?
Para muitos líderes, a reação instintiva a vários riscos é simplesmente limitar o uso de ferramentas lideradas pelo departamento ou impor ciclos de aprovação mais rígidos.
O problema é que, exceto nos ambientes tecnológicos mais limitados, isto raramente funciona. Se um funcionário souber que um aplicativo ou serviço de terceiros tornará sua vida significativamente mais fácil, geralmente encontrará uma maneira de usá-lo.
Em vez disso, a forma mais eficaz de avançar é criar uma visibilidade muito melhor sobre a tecnologia que está a ser utilizada, por quem e, o mais importante, como os dados se movimentam no sistema.
Por exemplo, uma boa visibilidade dos dados abre a porta para uma avaliação de riscos muito melhor, através da qual as organizações podem identificar ferramentas duplicadas, inseguras ou redundantes e colocar soluções de TI legítimas sob governança.
Do ponto de vista da governança de dados, uma visão única e granular dos dados em sistemas SaaS, na nuvem e no local fornece a base para a aplicação consistente de políticas e maior eficiência e conformidade de armazenamento.
Equipados com este nível de visibilidade, os gestores de TI podem ver onde residem as informações confidenciais e confirmar se estão devidamente protegidas, ao mesmo tempo que apoiam uma melhor gestão do ciclo de vida, permitindo que os dados sejam arquivados, retidos ou eliminados com base no seu valor comercial e nos requisitos regulamentares relevantes.
Em última análise, trata-se de garantir que os sistemas que a TI não necessariamente selecionou ou implantou possam ver e gerenciar os dados produzidos. Isso requer ferramentas de gerenciamento de dados de terceiros que possam integrar dados não estruturados de diversas plataformas em uma visualização única e consistente.
Quando bem feitas, as organizações podem equilibrar inovação e governação, dando aos departamentos a liberdade de utilizar as ferramentas de que necessitam, garantindo ao mesmo tempo que todos os dados são detectáveis, compatíveis e armazenados de forma eficaz.
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